پورتال سازمانی چیست؟

پورتال در فارسی به معنی درگاه است. از همین معنی متوجه می شویم که سایت های درگاهی یا پورتال، به سایت هایی گفته می شود که برای معرفی خدمات آنلاین خود، فضا و امکانات سازمانی تری طراحی می کنند.

به زبان ساده تر تمامی خدمات و مدیریت اطلاعات یک سازمان که در بستر اینترنت انجام می شود، در قالب پورتال سازمانی ارائه می شود.

پورتالها موقعیت خوبی هستند که زمان انجام برخی کارها، زودتر از حالت حضوری و کیفیت آنها بهتر اجرا شود.

هدف از طراحی سایت پورتال

همانطور که گفتیم، پورتال به وب سایت های سازمانی گفته می شود که سرویس های خدماتی آنلاین ارائه می دهند. از جمله سرویس پرداخت های آنلاین، سامانه های اطلاع رسانی و ارتباطی. در واقع هدف این سایت ها ارائه اخبار نیست. اما گاها برای برخی از خدمات خود بخش اطلاع رسانی خبری نیز دارند.

پورتال یک مجموعه است که امکان فهرست کردن و مرتب کردن اطلاعات مختلف در سایت و مدیریت آنها را دارد. این اطلاعات می تواند ارائه برخی خدمات و سوابق افراد باشد که برای کارمندان و کاربران بسیار مهم است.

نکته: پورتال های سازمانی، کاربرن محدود دارند. هر کدام از این کاربران یک سطح دسترسی خواهند داشت و بر مبنای آن وارد می شوند.

تفاوت پورتال با سایر وبسایت ها

پورتال های سازمانی نیز نوعی وبسایت محسوب می شوند. اما خدماتی فرا تر از یک وبسایت معمولی به ما ارائه میدهند. نحوه مدیریت آنها نیز با مدیریت سایر سایتها متفاوت است. عموما سازمانهایی مثل بانک، شرکت های بیمه، شهرداری، شرکت های دولتی و نیمه دولتی جزو سازمانهایی هستند که وب سایت های آنها بر پایه پورتال طراحی می شود.

اگر به محتوا و خدمات این سایت ها دقت کرده باشین، متوجه خواهید شد که با یک سایت خبری یا فروشگاهی ساده بسیار متفاوت است. امکانات متفاوت تر و البته سازمانی تری دارند. بنابراین طراحی این نوع سایت ها را نیز هر کسی نمی تواند اجرا کند. بلکه افراد متخصص تری آن ها را طراحی و راه اندازی می کنند.

ویژگی های پورتال سازمانی

پورتال سازمانی یک مرکز ارائه خدمات و اطلاعات آنلاین است و بر سه پایه استوار است:

  • انطباق پذیری
  • اختصاصی کردن
  • یکپارچه سازی

تولید محتوا در پورتال سازمانی

سایتهای پورتال نیز مانند سایر سایتها برای آنکه اصالت بیابد نیاز به تولید محتوا دارد. اما سبک تولید محتوا نیز در آنها متفاوت است. در سایت های پورتال، علاوه بر محتوای نوشتاری، محتوای صوتی، محتوای تصویری و ویدوئو، تمامی اسناد HTML/XML نیز جز محتواهای مهم و تاثیر گذارند.

برای تولید محتوای پورتال سازمانی به این موارد باید توجه کرد:

  • جمع آوری اطلاعات: باید در خصوص حوزه فعالیت پورتال و مجموع فعالیتهایی که انجام می دهد به طور کامل اطلاعات داشته باشید. این اطلاعات باید جامع و موثق باشد.
  • اختصاصی کردن: سایت های پورتال مربوط به معرفی و ارائه خدمات یک نهاد و سازمان خاص است. این رو پروسه اختصاصی کردن خیلی مهم است. اطلاعات و خدمات فقط مختص همان شرکت یا سازمان است که فقط به کاربران آن پورتال ارائه می شود.
  • سیستم توصیه گر: سیستم توسعه گر یعنی نرم افزاری که باعث می شود شما به درگاه وصل شوید، اطلاعات یا خدمات مورد نیاز را به شما معرفی کند. در واقع سیستم توصیه گر در پورتال بر اساس نیاز یا علایق مخاطب، اطلاعات مفیدتری را به او معرفی می کند. این سیستم حتی این توانایی را دارد که بر اساس سرچ ها و دنبال کردن موضوعات مورد علاقه تان این اطلاعات را شناسایی و در اختیار شما قرار دهد.
  • گلچین کردن مطالب: پورتال سازمانی، این قابلیت را دارد که اطلاعات مورد علاقه تان را به صورت خودکار  گلچین کند و به صورت خلاصه تری به شما ارائه دهد. مثل کلمه کلیدی یک مقاله که برای جستجوی آن مورد استفاده قرار می‌گیرد.

این پورتال ها یک رسانه ارتباطی بسیار سودمند در جهت تبادل اطلاعات هستند. همچنین به یک مرکز معاملات و تراکنش های تجاری تبدیل شده اند. از این رو برای دیده شدن و اعتبار کاری خود نیاز به بهتر دیده شدن و محتوای مفید و کاربردی دارند. اگر قصد دارید یکی از هسته های تجاری باشید یا سازمان شما یک سازمان معتبر در دنیای اینترنت و دنیای واقعی باشد، استفاده از یک پورتال سازمانی را جدی بگیرید.

کاربرد پورتال سازمانی :

  • دسترسی مشخص و یکپارچه شدن مجموعه سازمانی
  • ایجاد برقراری مشتری با یک سازمان یا چند سازمان به شکل هم زمان
  • قابلیت شخصی سازی خدمات
  • اعمال سطح دسترسی مشخص برای هر یک از کاربران
  • گسترش فعالیت‌های داخلی سازمان به بیرون از آن
  • قابلیت اتصال به پورتال از طریق تمامی دستگاه های ارتباطی( کامپیوتر، لپتاب، تبلت و انواع گوشی های همراه)
  • قابلیت استفاده از هر نوع مرور گری
  • قابلیت انجام برخی از امور مشتریان توسط خودشان (از طریق فرم های الکترونیکی)
  • جستجوی اصولی اطلاعات و برمبنای فیلد کاری (با اعمال سطح دسترسی)
  • قرار دادن تمامی سرویس ها، اطلاعات و… در بستر اینترانت، اکسترانت و اینترنت

انواع پورتال سازمانی:

  • پورتال شرکتی
  • پورتال سازمانی
  • پورتال‌ بیمار
  • پورتال‌ دولتی
  • پورتال‌ اینترانت
  • پورتال دانشجویی

مزایای استفاده از پورتال ها:

طراحی یک پورتال سازمانی اصولی، یک نقطه آغاز مثبت برای تمام فعالیت های آن سازمان خواهد بود. علاوه بر آن تمامی فرایندها و امور سازمان مدیریت و یکپارچه می شود.

  • افزایش کیفیت در نحوه اطلاع رسانی
  • اطلاع رسانی خبرها و اطلاعات به لایه های مختلف سازمان
  • دسترسی به اطلاعات و منابع آنها از طریق سایر نرم افزارهای سازمان
  • اطلاعات سازمان به صورت خلاصه و مفید در اختیار کاربران قرار خواهد گرفت.
  • اطلاعات مفید و خلاصه شده بر اساس سطح دستری کاربر در اختیار او قرار خواهد گرفت.
    مرجعات حضوری به سازمانها کمتر می شود. در نتیجه در وقت و هزینه های جانبی افراد، تا جای ممکن صرفه جویی می شود.
  • حجم بسیاری از کاغذ بازی ها و نامه نگاری های سازمانی، کاهش می یابد که برای سازمان بسیار مقرون به صرفه است.
  • رانتهای اطلاعاتی کاهش می یابد
  • مدیریت اطلاعات و در نتیجه مدیریت سازمان آسانتر خواهد بود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *